Waarom ik to-dos en lijstjes buiten gooide

Ja, ik heb “Getting things done” gelezen. En toch heb ik lijstjes buiten gegooid. Waarom? Lijstjes zijn niet adaptief genoeg naar mijn noden. Als je alle regeltjes uit het boek zou gebruiken, krijg je een dit ‘s ochtends: een pakje lijstjes (één voor elke context), met mooi hun checkbox erbij (zodat je niet schrapt en je uitgevoerde taken duidelijk zichtbaar blijven voor een “done” gevoel). ‘s Avonds zit je met een pakketje verfrommeld papier, mét geschrapte dingen want die konden er toch niet meer bij, of er kwam iets super dringend van levensbelang dat je onderaan schreef, wat dan de rest van je lijst in de war bracht enzovoort.

Als mens willen we kunnen plannen: wat we vandaag precies gaan doen, wanneer er iets af moet zijn. We willen zekerheden omdat het leven bestaat uit onzekerheden. En dat is het hem net: orde willen scheppen in al die chaos is als zandkorrels willen tellen op het strand en zeker zijn dat je elke korrel maar één keer geteld hebt.

Je zou kunnen zeggen dat apps zoals Evernote dat allemaal netjes kunnen ordenen voor jou, maar eerlijk gezegd lukt het me minder goed om een device te gaan openen en aanpassen elke keer mijn plannen dienen te worden aangepast.

Hoe los ik het dan wel op? Ik plan enkel nog het minimum: wanneer ik op het werk moet zijn, wanneer ik aan de opvang moet staan, wanneer we moeten boodschappen doen (of Collect & Go moeten bestellen). Dingen die makkelijk in een agenda item kunnen gestoken worden. Op het werk heb ik mijn aparte agenda met vergaderingen, waar ik dan ook direct kan zien of ik iets moet voorbereiden. En vreemd genoeg is dit 80% van de tijd voldoende om mijn leven ordelijk genoeg te leiden. De grote blokken moeten op hun plaats staan, en de rest volgt vrij vlot.

Toch zijn er dagen dat die 20% pure onzekerheid teveel wordt, of dat er dingen niet tijdig konden gedaan worden. Teveel in mijn hoofd, teveel tussenkomsten, dringende dingen (die anders bij je lijstje gepropt worden). Op zo’n ogenblik moet ik overschakelen op extreme visualisatie van wat er te doen valt. Niet gesorteerd op context, want net op dat moment moét je steeds van context switchen wegens de situatie. Dan schakel ik over op een personal kanban systeem.

Ja, je leest dat goed. Ik gebruik het systeem van Toyota om mijn overloop aan werk te structureren. 1 ding dat ik moet doen op een post-it schrijven. Elk oppervlak in huis of aan je bureau kan drager zijn van info. Je kiest mentaal kolommen uit voor “nog niet begonnen” “bezig” en “klaar”, je hangt je post-its op volgorde van prioriteit en je bent vertrokken. Je kunt zien waar je mee bezig bent, jezelf betrappen op multitasken (wat bij IEDEREEN een omgekeerd effect heeft op productiviteit), en ziet de kolom met uitgevoerde taken groeien. Verandert je prioriteit? Geen tijdverlies met schrappen of pijltjes of nummertjes, je neemt de post-it en hangt die bovenaan als eerst volgende item. Of je schrijft er snel een nieuwe bij.

Ik garandeer u een sterk gevoel van voldaan zijn wanneer je de “klaar” kolom opruimt, post-it per post-it, in een oogopslag zien wat je allemaal op een korte tijd bereikt hebt, voor je die netjes bij het te recycleren papier gooit.

Dus soms komt er bezoek binnen, en hangen er restanten van zo’n kanbanbord op de kast, in de keuken,…

Maar mijn hoofd is helder.

Ik leerde deze techniek van mijn echtgenoot, Erik Talboom. Hij schreef samen met Jurgen De Smet een boek over Personal Kanban. Je kan het boek hier kopen in elektronisch formaat via Leanpub.